1 - Nous sommes responsables devant nos clients

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Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels dont nous avons la gestion, incluant tous les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement, d'entreposage ou autre. Nous avons élaboré et mis en œuvre des politiques et des procédures spécifiques pour assurer la protection des renseignements personnels, dont la nomination d'une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Tous nos employés ont adhéré, comme condition d'emploi, à un code d'éthique dont un des principes fondamentaux est de maintenir la confidentialité, la sécurité et le caractère privé de l'information des dossiers de chaque client. Également, de façon continue, nous nous assurons que notre personnel reçoit une formation et soit régulièrement informé des changements apportés et procédures de la firme concernant la gestion et la protection des renseignements personnels.

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2 - Nous vous informons des fins auxquelles les renseignements sont recueillis

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Pour ouvrir un compte à la BHL-B, votre conseiller en placement doit obtenir certains renseignements personnels afin de se conformer aux exigences légales et réglementaires. Votre dossier peut ainsi renfermer votre degré d'expérience en matière de placement, votre revenu annuel, votre profession et votre numéro d'assurance sociale.

Avant ou au moment de recueillir des renseignements personnels qui vous concernent, nous vous précisons à quelles fins ils sont destinés. Nous exposons les motifs pour lesquels la BHL-B recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels dans la documentation d'ouverture de compte que vous recevez lorsque vous devenez client de la BHL-B pour la première fois.

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3 - Nous obtenons votre consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels

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Lors de l'ouverture d'un compte à la BHL-B, en signant le formulaire Accords et reconnaissances joint au document Termes et conditions relatifs aux comptes, vous attestez que vous consentez à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels tel que prévu sous la rubrique Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels.

Vous pouvez refuser la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou par un contrat et d'un préavis raisonnable. Dans plusieurs cas, la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels sont nécessaires à la gestion ou l'administration de vos comptes ou à la délivrance de services continus relativement à votre compte. Dans ces circonstances, nous pourrions être forcés de fermer votre compte ou de cesser de vous offrir un produit ou un service.

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4 - Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels

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Nous obtenons des renseignements personnels vous concernant dans la mesure où la loi le permet. Par exemple, nous collectons des renseignements personnels sur vous dans le cadre de l'ouverture ou l'administration de votre ou de vos comptes. Il s'agit, pour la plupart, de renseignements que vous-même ou votre conseiller en placement avez fournis lorsque vous avez rempli la documentation pertinente requise pour l'ouverture ou le maintien du compte à la BHL-B.

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5 - Nous limitons l'utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels

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La BHL-B utilise vos renseignements personnels dans la mesure où la loi le permet. Précisément, la BHL-B utilise vos renseignements personnels aux fins décrites au document Termes et conditions relatifs aux comptes.

Il est possible que nous transmettions à des tiers les renseignements personnels obtenus à votre sujet, notamment dans les cas suivants:

• nous avons obtenu votre consentement à cet effet;

• nous transmettons vos renseignements personnels à toute autre organisation, incluant, des agences de crédit, des cautions ou autres tierces parties avec qui la BHL-B entretient des relations d'affaires, aux fins décrites au document Votre relation avec la Financière Banque Nationale.

• une autorité en valeurs mobilières ou tout autre organisme de réglementation l'a exigé ;

• nous y sommes tenus ou autorisés par la Loi.

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Nous ne tenons des dossiers contenant vos renseignements personnels que tant qu'ils sont requis pour nos relations commerciales, conformément à nos politiques internes de conservation des documents ou aux normes légales et réglementaires. Ces dossiers seront conservés à la succursale de la BHL-B avec laquelle vous faites normalement affaire, au Service de la conformité de la BHL-B ou chez nos fournisseurs de services.

Des procédures rigoureuses pour la conservation de vos renseignements personnels sont appliquées et nous éliminerons les renseignements personnels dont la BHL-B n'a plus besoin aux fins précisées.

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6 - Nous gardons vos renseignements personnels exacts et à jour

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Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour garder les renseignements à votre sujet exacts, complets et à jour. Vous pouvez en tout temps, par écrit, demander accès ou examiner vos renseignements personnels détenus par la BHL-B pour vérifier s'ils sont exacts et complets et les rectifier au besoin, dans la mesure où la loi le permet. Pour avoir accès à vos renseignements personnels, pour corriger des renseignements personnels, pour présenter une demande de renseignements ou pour déposer une plainte, veuillez vous adresser à votre conseiller en placement.

 

7 - La sécurité de vos renseignements personnels est une priorité pour la BHL-B

 

Nous appliquons des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, peu importe le format dans lequel nous les détenons. Nous nous efforçons à adapter nos mesures de sécurité aux progrès technologiques.

Les méthodes de protection comprennent :

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• des mesures de sécurité physique, telles que des bureaux à accès contrôlé et des classeurs verrouillés ;

• des mesures de sécurité électroniques et techniques pour les renseignements personnels informatisés, comme l'utilisation des mots de passe, le cryptage des bases de données et les numéros d'identification personnelle ;

• des processus organisationnels tels que la restriction de l'accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes ;

• des obligations contractuelles avec les tierces parties qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels, les obligeant à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

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8 - Nous sommes ouverts concernant notre politique en matière de protection des renseignements personnels

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Nous nous sommes engagés à vous offrir de l'information compréhensible et facilement accessible concernant nos politiques et nos pratiques en matière de gestion de vos renseignements personnels. Cette politique et tout autre renseignement connexe sont accessibles en tout temps sur notre site web ou sur demande auprès de notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

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9 - Nous vous donnons accès aux renseignements personnels à votre sujet conservés à la BHL-B

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Lorsque vous en faites la demande par écrit, nous vous informons dans un délai de 30 jours de l'existence de renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers ou sous notre contrôle, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils sont communiqués à des tiers, et vous permettons de les consulter, dans la mesure où la loi le permet.

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10 - Nous répondons à vos questions et vos inquiétudes en matière de protection des renseignements personnels

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La BHL-B répond promptement et de façon précise à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et nos politiques et méthodes en matière de protection des renseignements personnels.

Pour de plus amples informations, veuillez vous adresser à votre conseiller en placement.